„Heuer ist alles anders“

Die Österreichische Gesellschaft für Unfallchirurgie (ÖGU) hat langjährige Erfahrung mit der Organisation von Tagungen. Mit der erstmaligen Ausrichtung als Online-Kongress haben die Veranstalter heuer Neuland betreten: ein Blick vor und hinter die Kulissen.

Erste Erfahrungen mit virtuellen Formaten haben die ÖGU und die Österreichische Gesellschaft für Orthopädie und Traumatologie (ÖGOuT) bereits im Vorfeld gesammelt: Vier Webinare wurden heuer bereits organisiert. Die Jahrestagung virtuell abzuhalten war dennoch eine Herausforderung, die schließlich sehr erfolgreich bewältigt wurde: „Gemeinsam mit unserer Technikfirma, unseren Gesellschaftssekretariaten, den Vorstandsmitgliedern und sehr vielen engagierten Kolleginnen und Kollegen sowie der tatkräftigen Unterstützung unserer Sponsoren ist es uns gelungen, innerhalb relativ kurzer Zeit ein großes Online-Event auf die Beine zu stellen“, so Prim. Dr. Karin Gstaltner, die Präsidentin beider Gesellschaften.

Die AUVA-Hauptstelle in Wien stellte die Räumlichkeiten für den Aufbau eines Aufnahmestudios zur Verfügung. Dort fanden Vorträge und Diskussionen (selbstverständlich mit Sicherheitsabstand) statt, die live an die Kongressteilnehmer übertragen wurden. Einige Referenten waren andernorts stationiert und wurden live zugeschaltet. Teilweise wurden auch vorab gedrehte Videoaufzeichnungen eingespielt.

Vor und hinter dem Vorhang

Den ersten Kongresstag besuchte ich virtuell. Auf der benutzerfreundlichen und übersichtlichen Oberfläche fand man sich rasch zurecht. Besonders gut gefiel mir der Button „Was kann ich hier tun?“. Ich spazierte durch die Industrieausstellung, lauschte ins Auditorium und verfolgte die Diskussionen – fast so wie in den vergangenen Jahren in Salzburg. Präsenzvorträge vor Ort wechselten mit Zuspielungen ab. Kleine technische Probleme am Beginn wurden dank der Flexibilität der Moderatoren, Referenten und des Technikteams rasch überbrückt.

Am zweiten Kongresstag durfte ich vor Ort sein und einen Blick hinter die Kulissen werfen. In der Eingangshalle des AUVA-Hauptgebäudes war ein kleiner Empfangsbereich eingerichtet. Man wurde gebeten, Mobiltelefone in den Flugmodus zu schalten. Dann ging es einige Stockwerke hinab, wo in einer unterirdischen Räumlichkeit ein professionelles Aufnahmestudio eingerichtet war. Der Raum dient offensichtlich ansonsten als Turnsaal: Hinter den schweren Vorhängen, die den Studiobereich abgrenzten, konnte ich Basketballkörbe erkennen, die in der Live-Übertragung natürlich nicht zu sehen waren. „Unser Technikpartner hat die Turnhalle für den Aufbau des Studios ausgesucht, weil sie eine gute Raumhöhe hat und durch ihre Lage vor Störungen durch Lärm und Licht geschützt ist“, erklärt Mag. Birgit Magyar, Leiterin der Geschäftsstellen der ÖGU und ÖGOuT. „Für eine optimale Tonqualität musste der Saal aber noch mit einem Teppich ausgelegt werden.“

Für die virtuellen Teilnehmer ebenfalls unsichtbar waren der Regiebereich im Hintergrund, der professionelle Scheinwerferaufbau und das kleine Stärkungsbuffet, das für die Crew und die Referenten errichtet war. Drei Kameraleute sorgten für verschiedene Blickwinkel und mit Zooms und Schwenks für lebendige Aufnahmen. Als Zuschauer bewegte man sich während der Übertragung vorzugsweise in gebückter Haltung durch den Raum, um nicht einer der laufenden Kameras vor die Linse zu laufen.

Vor dem Vorhang waren ein weißer Wandschirm, ein Tisch für die Vorsitzenden, zwei Rednerpulte für die Referenten und bequeme Stühle für die Diskussionen aufgebaut. Die Rednerpulte wurden abwechselnd benutzt. Nach jedem Rednerwechsel erfuhr das jeweils freie Pult eine gründliche Desinfektion. Nach jedem Vortragsblock wurde außerdem der gesamte Aufbau desinfiziert, um ein Höchstmaß an Sicherheit für die Anwesenden zu gewährleisten.

Ungewohnte Herausforderungen

Für Mag. Magyar, die große Routine in der Organisation von Präsenzveranstaltungen hat, beinhaltete die Abwicklung im Online-Format einiges an zusätzlichen und neuen Aufgaben. „Heuer ist alles anders. Das begann schon damit, dass wir die Teilnehmer rechtzeitig informieren mussten, dass die Jahrestagung diesmal nicht in Salzburg stattfinden wird und dass es aus technischen Gründen eine Deadline für die Anmeldung gibt. Eine kurzfristige Registrierung war heuer nur als Gastnutzer möglich.“

Die Betreuung der live anwesenden Referenten gestaltete sich ebenfalls anders als gewohnt. Covidbedingt waren ganz konkrete hygienische Vorgaben einzuhalten. Laut Magyar haben sich aber alle äußerst kooperativ gezeigt und zum Gelingen der Veranstaltung beigetragen. Bei den zugeschalteten Referenten standen eher technische Befürchtungen im Vordergrund: Wird die Übertragung klappen? Werden sie sichtbar und hörbar sein? – Nun, es hat wunderbar geklappt, wovon sich alle Teilnehmer überzeugen konnten.

Eine Herausforderung für die Veranstalter war natürlich auch die Finanzierung. „Nicht alle unsere Industriepartner sind in die virtuelle Welt mitgegangen“, sagt Magyar. Gerade im Bereich der Orthopädie und Unfallchirurgie ist es für viele Hersteller wichtig, ihre Produkte persönlich zu präsentieren, um auch den Umgang damit zu zeigen. Es mussten daher besondere Angebote für Sponsoren ausgearbeitet werden. Neben einer virtuellen Industrieausstellung und Einschaltungen auf der Kongress-Website gab es auch einen Ersatz für die Kongresstasche: Es wurden „Kongresspakete“ mit dem Programmheft, Werbebroschüren etc. per Post an die Gesellschaftsmitglieder versandt.

Die Einnahmen waren insgesamt geringer im Vergleich zu vorangegangenen Präsenzveranstaltungen. Auf der anderen Seite sind aber auch die Ausgaben für einen virtuellen Kongress niedriger, sodass die Bilanz insgesamt ausgeglichen war. Für die Veranstalter ist das durchaus ein befriedigendes Ergebnis. „Unsere Tagungen waren nie auf Gewinn ausgerichtet“, betont Magyar.

Die positive Erfahrung mit der ersten Online-Jahrestagung ermutigt die Organisatoren, nun auch weitere Fortbildungen in diesem Format anzubieten. Magyar: „Wir planen, die ÖGU-Fortbildung zu Ellbogen und Unterarm im November und wahrscheinlich auch die öffentliche Sitzung des Arbeitskreises Knie im Jänner virtuell zu gestalten.“

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