„Wir haben sehr viel gelernt“

Kongresspräsidentin Prim. Dr. Karin Gstaltner über technische und andere Herausforderungen, die eine virtuelle Veranstaltung mit sich bringt.

Wie ist Ihr Gesamteindruck im Rückblick auf Ihre erste virtuelle Großveranstaltung?

K. Gstaltner: Insgesamt ist es sehr gut gelaufen. Die Einhaltung der Covid-Richtlinien, die Organisation vor Ort, die Technik waren perfekt. Nicht ganz optimal waren die Voraufzeichnungen. Einige Vortragende durften nicht teilnehmen und haben Videos geschickt, zur Diskussion waren sie zugeschaltet. Hier gab es trotz Vortestungen vereinzelt technische oder qualitative Probleme in den Häusern, die wir nicht beeinflussen konnten. Das war aber kein wirklich großes Problem.

Konnten Sie messen, wieviele Besucher virtuell anwesend waren?

K. Gstaltner: Ja, wir wissen die Gesamtteilnehmerzahl und konnten pro Sitzung sehen, wieviele Teilnehmer gerade dabei sind. Die Gesamtzahl der angemeldeten Teilnehmer war knapp 1300, die Teilnahmespitzen lagen bei 900 Anwesenden pro Tag. In den einzelnen Sitzungen – auffallend auch am Samstag – waren deutlich mehr Teilnehmer online, als sonst üblicherweise in einem Sitzungssaal anwesend sind.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen der Vorbereitung eines Onlinekongresses und der einer traditionellen Präsenzveranstaltung? Welche Dinge sind einfacher?

K. Gstaltner: Es fällt das „Rundherum“ weg: Hotel, Catering, Get-together etc. Wobei die ÖGU darin bereits langjährige Erfahrung und Routine hat. Die Registrierung vor Ort entfällt ebenfalls.

Was waren die größten Herausforderungen?

K. Gstaltner: Es war die für uns völlig neue Vorgehensweise: die Auswahl einer passenden Location als Aufnahmestudio, die Abstimmung mit der Technik, das Absichern der Internetleitung, das Abschätzen aller Risiken. Wie bringt man die Teilnehmer dazu, sich rechtzeitig zu registrieren, da sie ja Zugangsdaten brauchen? Und immer die bange Frage: Hat man auch nichts vergessen?

Wie beginnt man mit der Organisation einer solchen Veranstaltung? Was sind die ersten Schritte?

K. Gstaltner: Eine große Herausforderung war schon die Beschlussfassung – die endgültige Entscheidung, den Kongress online abzuhalten. Dann folgte die Absprache mit der Technik: Was stellen wir uns vor? Wie transportieren wir unsere „Identität“ virtuell? Viele Fragen sind bei der Programmgestaltung zu klären: Zu welcher Tageszeit können die Besucher teilnehmen? Bekommen sie frei für die Teilnahme? Wie gestaltet man das Programm richtig und fesselnd? Bei einer Online-Veranstaltung dürfen die Sessions, aber auch die Pausen nicht zu lange sein.

Wo kann man sich Input und Hilfe holen?

K. Gstaltner: Das ist nicht so einfach. Wir haben bei anderen Kongressen zugesehen und im Frühling schon selbst kleinere Online-Fortbildungen gemacht und dazu Feedback eingeholt. Auch unser Technikpartner hatte schon Erfahrung mit solchen Formaten.

Sind im Zuge der Vorbereitungen unvorhergesehene Probleme aufgetreten?

K. Gstaltner: In unserem Fall war es vor allem die Ungewissheit wegen der sich ständig ändernden Covid-Maßnahmen, die uns Schwierigkeiten bereitete. Plötzlich durften Vortragende aus Deutschland nicht kommen. Also haben wir sie mittels Webex zugeschaltet; dadurch steigt aber wieder das technische Risiko und die Bildqualität ist schlechter. Für das Aufnahmestudio vor Ort haben wir ein ausführliches Covid-Sicherheitskonzept erarbeitet. Trotzdem konnten wir nicht abschätzen, ob nicht doch wieder ein kompletter Lock-down verordnet wird. Ein zweites Problem, das uns erst wenige Tage vor Beginn der Jahrestagung bewusst wurde, war, dass viele Kliniken gewisse Internet-Anwendungen nicht unterstützen. Live-Streams und manche Chats sind in vielen Häusern gesperrt. Zwei Drittel der Teilnehmer hätten die Tagung gar nicht verfolgen können. Wir – der Vorstand – standen also vor der Herausforderung, die Krankenhausträger dazu zu bringen, dass die IT-Abteilungen die entsprechenden Internet-Seiten freischalten.

Die 56. ÖGU-Jahrestagung war zugleich auch die 1. Jahrestagung der ÖGOuT. Inwiefern hat das das Management beeinflusst?

K. Gstaltner: Nun, das hätte es auch, wenn der Kongress traditionell abgehalten worden wäre. Wir hatten mehr orthopädische Inhalte, haben ein größeres Publikum angesprochen und mehr Mitglieder berücksichtigt.

Wie sieht der „Kassasturz“ der diesjährigen Jahrestagung aus? War die Finanzierung problematischer als bei einer Präsenzveranstaltung?

K. Gstaltner: Der Kassasturz ist noch nicht ganz abgeschlossen, aber man kann schon abschätzen, dass wir mehr oder weniger ausgeglichen bilanzieren werden. Die Finanzierung ist natürlich schwieriger, weil eine Online-Veranstaltung keine so attraktive Industrieausstellung bieten kann wie ein Kongress im klassischen Sinne. Dafür fallen aber andere Kosten weg.

Was haben Sie gelernt für zukünftige virtuelle Veranstaltungen?

K. Gstaltner: Wir haben sehr viel gelernt. Wesentlich ist, dass man darauf achten muss, dass viele Krankenanstalten einige Internet-Anwendungen aus Sicherheitsgründen gesperrt haben. Man muss im Vorfeld alles gut prüfen. Ein Online-Kongress kann keine Anwesenheitsveranstaltung ersetzen, aber er erweitert unsere Möglichkeiten.

Welchen Tipp können Sie anderen Gesellschaften oder Institutionen geben, die vor der Herausforderung eines virtuellen Kongresses stehen?

K. Gstaltner: Rechtzeitig beginnen! So früh wie möglich den Mut zur Entscheidung haben, den Kongress online abzuhalten, sich ausreichend Zeit für die Planung nehmen, alle technischen Risiken gut absichern – und junge Kolleginnen und Kollegen einbinden: Junge Menschen gehen mit moderner Technik unbefangener um.